Algemene zaken (ICT/Publiciteit)

Bestuurslid: Zie organogram
E-mailadres: ict@westlandstars.nl

Verantwoordelijk voor:

Speerpunten 2011-2012

Website

Beheer Google Apps

Public Relations

E-mailadres: pr@westlandstars.nl

 

Leden:

Verantwoordelijk voor:

  • Verslagen (H1, D1, U22)
  • Persberichten

Inleiding

Geen enkele sportvereniging kan tegenwoordig nog zonder PR-uitingen. Vaak gebeuren dergelijke promotionele uitingen in de lokale media ongestructureerd en op onregelmatige basis. Sinds december 2009 is Mark Vrolijk binnen Westland Stars actief als Public Relations-functionaris. Hiermee wordt getracht de vereniging meer bekendheid te geven middels publicaties in de Westlandse media. Er worden persberichten verstuurd naar oa. de WOS en diverse kranten.Hieronder wordt een beknopte taakomschrijving van deze functie gegeven.

Takenpakket

 

De volgende gebeurtenissen vormen aanleiding tot het opstellen en versturen van een persbericht:

  • Alle competitiewedstrijden van Heren- en Dames 1 (ongeacht het niveau waarin zij opereren)
  • Incidentele berichten over successen van talententeams (zoals U20 in seizoen 2009/2010
  • Elk kampioenschap (ongeacht leeftijd)
  • Toernooien (Solware Nieuwjaarstoernooi, Paastoernooi)
  • Overige bijzonderheden (aanstellen Rob Meurs als combinatiefunctionaris)

Seizoensstart & -afsluiting (promotioneel stukje aan het begin en eind van het seizoen)

Wie doet wat?

 

  • De PR-medewerker krijgt informatie aangeleverd vanuit anderen binnen de vereniging
  • Over het algemeen zijn coaches verantwoordelijk voor het opsturen van een kort wedstrijdverslag naar de PR-medewerker (dit geldt sowieso voor berichtgeving over één specifiek team, zoals wedstrijdverslagen competitievoortgang en kampioenschappen)
  • Coaches kunnen deze verantwoordelijkheid overdragen naar één van de spelers
  • In het geval van berichtgeving over toernooien en overige bijzonderheden is de aanlevering van informatie afhankelijk van bijvoorbeeld de Activiteiten- of Technische Commissie
  • De wedstrijdverslagen hoeven alleen de meest cruciale informatie en wellicht enkele citaten te bevatten
  • De PR-medewerker bewerkt de berichten (indien nodig) totdat zij geschikt zijn voor publicatie
  • Voor de eigen website (www.westlandstars.nl) kan het oorspronkelijke wedstrijdverslag (geschreven door coach of spelers) gebruikt worden

NB: Voor aanvang van seizoen 2010/2011 zal een 'handleiding' voor het schrijven van persberichten online komen. Deze handleiding kan door bijvoorbeeld coaches gebruikt worden voor het vormgeven van wedstrijdverslagen. Het document heeft tot doel het verbeteren van schrijfvaardigheden en het voorkomen van dubbel werk door de PR-functionaris.

 

Verzending en ontvangst

 

De persberichten dienen via e-mail (pr@westandstars.nl) naar de PR-functionaris te worden verstuurd. Na controle en eventuele bewerking worden de berichten vervolgens via datzelfde e-mailadres naar de volgende partijen verstuurd:

Daarnaast dient altijd een kopie te worden verstuurd naar de ICT-functionaris, zodat het persbericht ook op de website van de vereniging geplaatst wordt: ict@westlandstars.nl.

Deadlines

 

De persberichten zullen vóór het einde van het weekend (zondagavond uiterlijk 18.00u) moeten worden verstuurd om zoveel mogelijk plaatsing te realiseren. Bij latere verzending neemt het risico dat kranten de berichten plaatsen sterk toe. Voor websites geldt dit in mindere mate.

Eisen

 

Zoals eerder vermeld zal in de zomer van 2010 een handleiding beschikbaar komen waarin tips en eisen voor het schrijven van persberichten zijn vermeld.

ICT

ICT is een commissie die te maken heeft met snelle veranderingen op het gebied van informatietechnologie. Beleid maken is dus een uitdaging, want als het een jaar duurt voordat een initiatief is uitgevoerd, dan kan het zijn dat het initiatief is ingehaald door de realiteit. Zodoende worden er elk seizoen een aantal speerpunten/initiatieven gedefinieerd welke gedurende het seizoen worden uitgevoerd. De commissie realiseert zich dat er meer initiatieven zijn, dan uitgevoerd kunnen worden, maar dat heeft te maken met de snelle veranderingen die eerder zijn genoemd.

Inleiding

ICT is een commissie die te maken heeft met snelle veranderingen op het gebied van informatietechnologie. Beleid maken is dus een uitdaging, want als het een jaar duurt voordat een initiatief is uitgevoerd, dan kan het zijn dat het initiatief is ingehaald door de realiteit. Zodoende worden er elk seizoen een aantal speerpunten/initiatieven gedefinieerd welke gedurende het seizoen worden uitgevoerd. De commissie realiseert zich dat er meer initiatieven zijn, dan uitgevoerd kunnen worden, maar dat heeft te maken met de snelle veranderingen die eerder zijn genoemd.

Missie

Met behulp van informatie- en communicatietechnologie (ICT) het verenigingsgevoel bevorderen en daarnaast de vereniging naar buiten een positieve en professionele uitstraling geven.

Belangrijkste uitingen van Westland Stars

Van de vereniging naar de leden en andere

  • Website (http://www.westlandstars.nl)
  • Lee Uppie
  • Posters/Flyers voor evenementen (toernooien, acties), wedstrijden en dergelijke
  • Krantenartikelen/wedstrijdverslagen
  • Brieven
  • E-mail
  • Twitter
  • Flickr foto's

Van de vereniging voor de leden

Twitter (@westlandstars, #westlandstars)

Speerpunten/Initiatieven

Uitfaseren Lee Uppie

Per seizoen 2010-2011 zou het Lee Uppie uitgefaseerd kunnen worden. De site is dan de bron van informatie.

Nieuwsbrief sponsoren

====Start mail sponsorcommissie (2011-01-03)====

Hoe staan jullie tegenover een nieuwsbrief per kwartaal voor de sponsoren met wat algemeen nieuws?

Oorsprong: Dit was bij de FALV een voorstel van Hanneke, omdat zij als werknemen van een sponsor het idee heeft dat de sponsoren op dit moment niet echt informatie vanuit de vereniging krijgen. Soms ontvangen ze het Lee Uppie, maar hier staat niet veel informatie voor hen in.

Mijn voorstel zou zijn om 4x per jaar (Start Seizoen, November (rond sponsordag 1?), Februari (rond sponsordag 2?), Einde seizoen (bedanken + voorstellen volgend seizoen?)) een digitale nieuwsbrief (die misschien ook weer gesponsoord kan worden) te maken die de sponsoren ontvangen.

De sponsorcommissie is verantwoordelijk voor de inhoud (gewoon putten van de site en eigen berichten of wat er speelt), denk aan:

  • Interessante wedstrijden
  • Nieuws
  • Sponsornieuws

De sponsorcommissie levert een lijst van mailadressen aan en ik (ICT) zal de nieuwsbrief versturen.

Ik hoor graag van jullie. Als jullie het een goed plan vinden en februari haalbaar is, zou dat top zijn natuurlijk.

====Einde mail aan sponsorcommissie====

Website mobiel beschikbaar

Per seizoen 2010-2011 zou de website mobiel beschikbaar moeten zijn. De site kan dan echt de belangrijkste bron van informatie worden.

Fotografenteam

Per seizoen 2011-2012 zou een team van fotografen de speelweekenden vast kunnen leggen.

Groupware functionaliteit voor het bestuur

Op dit moment wisselt het bestuur buiten de vergaderingen veel bestanden en informatie uit via de e-mail. Echter zijn veel van deze documenten dan wel bij de bestuursleden, maar ze zijn nergens geborgd en ook niet centraal bereikbaar. Daarnaast worden de eigen e-mailadressen gebruikt en redirect op bijvoorbeeld voorzitter@westlandstars.nl, maar dit heeft als nadeel dat bij bestuurwisselingen de reeds gemailde zaken niet teruggezocht kunnen worden.

Het doel is om voor het seizoen 2009-2010 een plek te creëren op de site of daarbuiten waarop documenten centraal kunnen worden opgeslagen. Ook moet elk bestuurslid zijn eigen e-mailadres hebben, niet als persoon, maar voor zijn functie. Bijvoorbeeld: voorzitter@westlandstars.nl of sponsorcommissie@westlandstars.nl. Ook westlandstars@hotmail.com moet uitgefaseerd worden!

Huisstijl

Als Westland Stars zijn we niet goed in staat gebleken om brieven via één vastgestelde lay-out naar buiten te laten gaan. Dit had ook te maken met het feit dat we een tweetal logo's hadden (met en zonder hoofdsponsor).

Zoals in de missie al is uitgedrukt willen we de vereniging een positieve en professionele uitstraling geven. Het doel is dan ook om met behulp van een eenvoudige huisstijl de vereniging een aantal hulpmiddelen te bieden dit doel te bereiken.

Ook het gebruik van een standaard handtekening onder mails draagt bij een professionele uitstraling. Voor het begin van het seizoen zal er een standaard vorm moeten zijn.

Het bestuur op het forum

Het forum is sinds 1 maart 2005 een actief onderdeel van de vereniging waarop veel leden contact met elkaar hebben als ze niet op de basketball zelf zijn. Op dit moment is het bestuur niet actief aanwezig op het forum. Het idee is, om naast het via de site publiceren van mededelingen vanuit het bestuur, het forum meer te gebruiken om meningen van de leden te vragen rondom vraagstukken als contributie, maar ook praktische zaken als moet het logo anders en dergelijke?

Weblog voor de voorzitter of het bestuur

De voorzitter of het bestuur schrijft met enige regelmaat een stukje. Leden kunnen hier dan op reageren waardoor wat discussie kan ontstaan. (zie ook een vergelijkbaar initiatief bij het forum).

PR-handleiding

Actie van PR commissie om de verslagen van de rayon teams te verbeteren.

Pixelverkoop

Pixelverkoop als sponsoring voor pixel.westlandstars.nl. Het idee is om een scherm te maken met bijvoorbeeld 500x1000 pixels. Voor elke pixel die iemand wil benutten te verkopen voor een paar eurocent. Als iemand dan zijn naam in een stukje van 100x30 pixels wil zetten, dan koopt hij/zij 3000 pixels voor 0,01 euro per pixel. Dit levert dan 30 euro op. In een volledig scherm zitten 500000 pixels, dus dat is 5000 euro.

Google Adsense

Nader uitwerken.

Bestuur + vergaderingen

Om de voorzitters van commissies en bijvoorbeeld een aantal coaches te betrekken bij het bestuur, is het wellicht een idee om per jaar een aantal bestuur+ vergaderingen te organiseren.

Vaste punten op de agenda

  • Wedstrijdpromotie voor Heren 1 wedstrijden
  • Maandelijkse nieuwsbrief van het bestuur

Nieuwsbrieven

Forumbeheer

Social Media

Twitter

 

Facebook