Voorzitter

Bestuurslid: Zie organogram
E-mailadres: voorzitter@westlandstars.nl

Verantwoordelijk voor:

Organisatie

Besturingsfilosofie

In dit gedeelte van het digitaal verenigingsplan zal de besturingsfilosofie nader uitgewerkt worden. Een besturingsfilosofie beschrijft hoe de vereniging aankijkt tegen haar vorm, missie, stuctuur en werking.

Algemeen

 

 

 

 

Een organisatie bestaat uit mensen die met elkaar een gezamenlijk doel willen bereiken. Dit geldt voor organisaties als de overheid, banken en bedrijven. En ook voor vrijwilligersorganisaties zoals sportverenigingen, stichtingen en dergelijke. Met elkaar wordt nagedacht over en gewerkt aan het bereiken van de gestelde doelen.

Omdat een organisatie al snel uit behoorlijk wat mensen bestaat, is het nodig om structuur aan te brengen. Deze structuur is natuurlijk niet het doel zelf, maar een hulpmiddel om het doel te bereiken. Uit deze structuur volgen dan weer taken, rollen en verantwoordelijkheden. De organisatie doet er goed aan om haar structuur te beschrijven en deze intern en extern te communiceren. Zo wordt de organisatie begrepen en kan iedereen daarin zijn of haar plaats innemen.

 

In de meeste organisaties worden mensen betaald voor het werk wat zij daarin doen. Een vrijwiligersorganisatie kenmerkt zich, doordat mensen onbetaald zich inzetten voor de organisatie. Dit brengt een aantal specifieke randvoorwaarden met zich mee. Hierop zal in dit document verder op ingegaan worden.

Communicatie

 

Elke organisatie heeft behoefte aan heldere, frequente en betrouwbare communicatie. Hiervoor zijn middelen beschikbaar, zoals vergaderingen, de website, mailaccount, telefonisch contact, enz.

Vergaderingen

Het bestuur heeft maandelijks overleg. In dit overleg wordt zoveel mogelijk aan alle aspecten van de vereniging aandacht besteed. Van elk overleg wordt een verslag opgemaakt; actiepunten worden beschreven, uitgevoerd, bewaakt en terug gekoppeld.

De commissies hebben periodiek overleg. Hiervan worden verslagen gemaakt die worden aangeleverd aan het bestuurslid. Het angewezen bestuurslid bekijkt of iets in het bestuur wordt besproken.

De leden worden betrokken bij de ALV en de FALV. Deze vergaderingen vinden ieder seizoen plaats. Dit is hét podium waarop leden zich kunnen uitten over de vereniging en haar beleid.

Mailaccount

Binnen de vereniging wordt gewerkt met een webaccount van Google. Dit medium wordt door alle kaderleden gebruikt om elkaar te benaderen, documenten gemeenschappelijk te maken en als achief. De functiescheidingen en het beheer zijn in handen van het bestuurslid ICT.

Website

De website www.westlandstars.nl is hét centrale, digitale medium van de vereniging. Alles wat publicabel is en belangrijk om te communiceren zal via dit medium lopen. Het beheer van de website is in handen van het bestuurslid ICT. De website kent -naast het formele deel waar alle belangrijke documenten en mededelngen te vinden zijn- ook een forum en twitterfunctionaliteit.

Context van de vrijwilligersorganisatie

 

De laatste decennia heeft onze maatschappij een grote verandering doorgemaakt. Moderne middelen zoals telefoon, televisie en vooral internet hebben de wereld tot in onze huiskamer gebracht. Hierdoor zijn we non-stop terecht gekomen in een 'global village': de wereld als een dorp. Er worden steeds hogere eisen gesteld aan mensen in hun privé en werk en we worden elk moment van de dag gebombardeerd met impulsen en nieuwe informatie. Daarnaast worden we meer en meer geconfronteerd met een zich terug trekkende overheid. Zorg en ondersteuning zijn uitgekleed en menigeen is aangewezen op mantelzorg door familie en vrienden. Dan wordt het lastig om naast studie, werk, zorg, verplichtingen, enzovoorts ook nog eens tijd en energie te vinden voor andere zaken zoals werk, sport of andere hobbies. De moderne mens heeft het druk, erg druk.

Deze ontwikkeling heeft ook gevolgen voor verenigingen. Waar vroeger het verenigingsleven welig tierde en we nog een overvloed hadden aan sportverenigingen, muziekverenigingen, dansscholen, enzovoorts, is er in onze moderne maatschappij een teruggang te constateren. Regelmatig verdwijnen verenigingen, omdat het niet meer lukt om kader te vinden die de vereniging bestuurlijk wil dragen. Naast het feit dat mensen het druk hebben, wordt de hedendaagse bestuurder ook geraakt door steeds verdergaande regelgeving waar hij of zij aan moet voldoen. Bestuursfouten en zaken die misgaan in de vereniging kunnen leiden tot aansprakelijkheidsstelling. Ook vragen de financiële aspecten de nodige zorg en kennis.

Deze context onderschrijft de behoefte aan een goede bestuurlijke en organisatorische inrichting van de vereniging. Als taken naar zwaarte goed beschreven en toebedeeld zijn, maken vele handen licht werk. Basketbalvereniging Westland Stars wil zich met dit Sport Beleid Plan de komende jaren verder ontwikkelen en professonaliseren. Dat is goed voor mensen, dat is goed voor de basketbalsport en dat is goed voor de maatschappij. Immers, sporten heeft een maatschappelijke, sociale en medische kant en dat is op zichzelf al een doel wat waard is om nagestreefd te worden.

Structuur

Basketballvereniging heeft een uitgewerkte structuur welke op de website gepubliceerd is.

 

Dit organogram bestaat uit drie lagen:

1e laag                   Bestuur                  eind-en beleidsverantwoordelijk

2e laag                   Commissies             uitvoeringsverantwoordeljk

3e laag                   Leden                    voor wie we het allemaal doen!

De gedachte achter deze structuur is, dat het bestuur en de commissies ieder ook een team vormen. Door middel van de commissies wordt het beleid van het bestuur vertaald en uitgevoerd. De leden worden zo ondersteund en de vereniging functioneert als één geheel.

In het bestuursteam zijn de taken en verantwoordelijkheden verdeeld. Elk bestuurslid heeft één of meerdere commissies die wordt aangestuurd. Door deze verdeling is het gelijk duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is en wie een commisssie primair kan benaderen voor haar taken. Hierdoor wordt bereikt dat de lasten evenredig verdeeld worden en dat duidelijkheid wordt bereikt van en naar de commissies. Het bestuurslid en de betreffende commissie spreken onderling af hoe de samenwerking wordt ingevuld.

De commissies krijgen een mandaat waarbinnen zij werken. Daarbij wordt al dan niet een bepaald materieel of financieel budget gegeven. Als een commissie vastloopt doordat het budget wordt overschreden, men buiten het mandaat besluiten moet nemen of het beleid wordt geraakt, kan zij dat meegeven aan haar bestuurslid. Deze moet op zijn of haar beurt e.e.a. bespreken in de bestuursvergadering. Zo blijven de verschilende lagen met elkaar in verbinding en kunnen doelen bereikt worden. Elke commissie heeft een coordinator als aanspreekpunt.

De leden (teams, trainers/coaches, scheidsrechters en anderen) zijn optimaal gefaciliteerd en worden waar nodig ondersteund. Eerst door de commissie (bv. de TC) en daarna door het bestuur (bv. de wedstrijdsecretaris).

Een bijzondere plaats wordt ingenomen door vertrouwenspersonen en de Adviesraad.

De vertrouwenspersoon valt rechstreeks onder de voorzitter. Deze rol is uitgewerkt in een beschrijving en gepubliceerd op de website van de vereniging.

De Adviesraad is een nieuw fenomeen. De gedachte hierachter is dat er in en rond de vereniging zeer goede mensen zijn die vanuit hun ervaring, kennis of inzicht de vereniging kunnen helpen. Bijvoorbeeld door met het bestuur mee te denken over ontwikkelingen, faciliteiten, subsidies, enz. De Adviesraad kan op eigen inzicht bijeenkomen en werken. Het bestuur zal de Adviesraad concrete vraagstukken voorleggen, al dan niet uitgewerkt in de vorm van een schriftelijke hulpvraag.

Sponsorcommissie

E-mailadres: sponsoring@westlandstars.nl

Leden:

Sponsorbeleid

Geschreven door Ingrid (Penningmeester)

Inleiding

 

Sponsoring en fondsenwerving zijn een structureel onderdeel geworden van onze vereniging. Het zorgt voor de noodzakelijke extra (financiële) middelen.

Omdat er veel concurrentie is op het gebied van sponsoring is het belangrijk dat de vereniging zich goed profileert. Een sponsor werven is intensief; het kost veel tijd en geld. Meer dan het behouden van een sponsor. Als we dus eenmaal een sponsor hebben, dan moeten we tijd besteden aan het uitbouwen en onderhouden van de relatie met de sponsor.

Sponsorbeleid

 

Een helder en concreet verenigingsbeleid stelt ons in staat om tot een succesvolle sponsoraanpak te komen. Voor ons zelf, maar ook voor de sponsors, geeft dit vertrouwen en houvast.

Het sponsorbeleid is het domein van de penningmeester. Deze bepaalt het beleid en laat dit goedkeuren door het bestuur. Het beleid geeft duidelijkheid over de vragen:

  • Met wie gaan we in zee en met wie (absoluut) niet?
  • Wat wordt gesponsord?
  • Welke concessies zijn niet onderhandelbaar?
  • Welke conflicterende zaken zijn niet gewenst?

De uitvoering van dit beleid wordt belegd bij de sponsorcommissie. De penningmeester houdt toezicht op het naleven van het sponsorbeleid.

Beleidsplan

 

Het verenigingsbeleid van Westland Stars ligt vast in het beleidsplan. Wij hebben de ambitie om te groeien. Wij willen een gezellige vereniging zijn waar het basketballspel met plezier gespeeld kan worden. Het is onze wens om te investeren in de kwaliteit en het niveau van de eerste teams per leeftijdscategorie. De eerste mijlpaal behelst 200 leden.

 

Westland Stars is uniek, en dat willen we uitstralen!

Sponsoraanpak

 

De uitvoering van het beleid wordt belegd bij de sponsorcommissie. De sponsorcommissie komt met een voorstel, in de vorm van een sponsorplan op grond waarvan het bestuur tot keuzes komt. Het bestuur denkt actief mee en staat achter het in gang te zetten sponsorbeleid.  De sponsorcommissie en het bestuur communiceren regelmatig en duidelijk via het daartoe aangewezen Algemeen bestuurslid. Bij de start van elk seizoen krijgt de sponsorcommissie een duidelijke en haalbare doelstelling mee. Ook worden er afspraken gemaakt over het eindresultaat en de tijd waarbinnen de doelstellingen worden gehaald.

Het plan wordt vervolgens gecommuniceerd naar de leden en sponsors. Het bestuur ziet erop toe dat de sponsoruitingen door alle teams, sporters en clubleden geaccepteerd en nageleefd worden.

Het benaderen van sponsors

 

Bij de taakverdeling binnen de sponsorcommissie wordt afgesproken wie is belast met acquisitie en wie de relaties onderhoudt. De commissie maakt een heldere presentatie voor potentiële sponsors om te verduidelijken wat we willen en waarom. Het sponsorvoorstel moet in ieder geval de volgende onderwerpen bevatten:

  • profiel van de vereniging
  • doelstellingen
  • de te sponsoren activiteit
  • Wat levert het op voor de sponsor?
  • Het moet goed verzorgd zijn
  • Schriftelijk goed uitgewerkt en ondersteund met foto's/ illustraties
  • Zo persoonlijk mogelijk, liefst gericht op de specifieke sponsor die benaderd wordt

Met wie gaan we in zee en met wie (absoluut) niet?

 

Om de goede naam van onze vereniging te beschermen, stellen wij geen prijs op sponsoring door bedrijven en personen die zich bezighouden met:

  • criminele activiteiten
  • sexindustrie of (soft)drugs
  • politiek getinte personen of organisaties

De tegenprestatie

Westland Star moet de sponsor in ruil voor de sponsorprestaties duidelijke tegenprestatie bieden, die  voor zijn doelgroep betekenis hebben. Het is daarom belangrijk om inzicht te hebben in de sponsormotieven van onze toekomstige sponsors. Dit kunnen persoonlijke motieven zijn, of motieven gebaseerd op sociale- en maatschappelijke betrokkenheid. Maar ook zakelijke motieven, zoals doelgroepen die men wil bereiken, naamsbekendheid of geld (kosten).

Wat heeft Westland Stars te bieden?

 

Hieronder een opsomming:

  • naamskoppeling aan toernooi of clinic
  • gebruik van materialen van de sponsor
  • logo/naam op kleding of sportmateriaal
  • drukwerk/site/promotieartikelen (flyers, banners, reclameborden, tassen ect)
  • advertenties in locale media
  • ontvangst tijdens wedstrijden met zakenrelaties
  • speciale toernooien met sponsor
  • verplichtingen met korting goederen of materialen af te nemen
  • sponsor in de gelegenheid stellen spullen te verkopen tijdens toernooien
  • gezamelijke activiteiten organiseren en de opbrengst delen
  • logo van de sponsor op gesponsord materiaal (bal)
  • sponsoring in natura (materiaal) of geld

Over onze naam, ons logo en onze teamkleuren onderhandelen wij niet. Ook over ons beleid is met externe partijen (zoals toekomstige sponsors) geen discussie mogelijk. Tenslotte gaan wij ervan uit dat een sponsor het gehele team sponsort. Het sponsoren van individuen  is niet toegestaan.

Procedures en systemen

 

  • Alle leden zijn welkom om potentiële sponsors aan te dragen bij de sponsorcommissie. De acquisiteur zal in overleg met de tipgever, contact zoeken met de betreffende sponsor.
  • De onderhandelingen kunnen binnen de daartoe aangegeven grenzen worden gestart
  • Het bestuur is altijd bereid deel te nemen aan de onderhandelingen, als dit toevoegt
  • De acquisiteurs hebben geen tekeningbevoegdheid, het contract wordt getekend door voorzitter en penningmeester namens de vereniging
  • Zorg dat het contract (in drievoud) volledig en correct is (NAW-gegevens, goede afspraken m.b.t. opmaak van reclame uitingen , houd het eenvoudig maar zorg dat prestatie en tegenprestatie op papier zijn vastgelegd, houdt rekening met standaardbepalingen van de NBB)
  • De voorzitter is, als het "gezicht" van de vereniging graag bereid om zich samen met de nieuwe sponsor te laten vereeuwigen in de locale media
  • Het originele contract gaat naar de secretaris
  • Een kopie gaat naar de penningmeester, die voor facturering zorgt
  • Een kopie gaat met een bedankbrief namens het bestuur, naar de sponsor
  • De Sponsor wordt opgenomen in de sponsorbeheerdatabase
  • Commissielid relatiebeheer neemt de sponsor "over".

Relatieonderhoud

 

Om een stabiele relatie op te bouwen met de sponsors, is het belangrijk om daar in de startfase al mee te beginnen. Het is belangrijk om een goede en zakelijke organisatie neer te zetten waarin meer wordt gedaan dan alleen het nakomen van afspraken. Een zakelijke aanpak en uitstraling wordt gewaardeerd.

Alleen wanneer we op een succesvolle manier waarmaken wat er is afgesproken ( en liefst nog iets meer!) hebben we een goede kans dat de bestaande sponsoren hun overeenkomst verlengen en we nieuwe sponsoren kunnen vinden.

Het Sponsorcommissielid voor relatiebeheer zorgt dat de sponsor na ondertekening van het contract niet wordt vergeten. Hij/zij werkt alle contacten en klachten persoonlijk met de sponsor af. Verder kunnen wij - om de sponsors te koesteren- :

  • een "meet & Greet" organiseren voor sponsor en zakenrelaties
  • de sponsors via de locale media aan het eind van het seizoen bedanken
  • Kerstwensen sturen via de locale media (Westland Stars wenst haar sponsors - naam ect….)
  • teamfoto met de sponsors maken voor de site
  • gedurende het seizoen bellen of alles naar wens verloopt
  • één - of tweemaal per jaar een specifieke sponsorbijeenkomst (clinic met hapje/drankje of thuiswedstrijd van rayonteams) organiseren.

Kortom; Doe méér doen dan de sponsor verwacht!

Publiciteit en PR

 

Om het sponsorbeleid te laten slagen is communicatie naar buiten toe erg belangrijk.

Het bestuurslid publiciteit kan hier een grote rol in spelen.

We nodigen de pers uit bij evenementen. Via een persmap met informatie in tekst en beeld (professionele foto's met het logo van de sponsor in beeld) over de club en sponsors kunnen we de aanwezige pers informeren bij evenementen en/of belangrijke gebeurtenissen.

We maken een publiciteitsmap waarin alle publiciteitsstukken over Westland Stars en sponsors worden verzameld. Hiermee kan Westland Stars zich profileren naar bestaande en nieuwe sponsoren.

Raad van Advies Westland Stars

Doel

De RvA-WS heeft tot doel om het bestuur van de basketballvereniging te voorzien van gevraagde en ongevraagde adviezen. Daarnaast kan zij worden ingezet om projectmatig veranderprocessen te begeleiden en mede vorm te geven aan het beleid van de vereniging.

De RvA-WS valt rechtstreeks onder de aansturing van de voorzitter van de vereniging. Deze is de verbinding met het bestuur .

Afbakening

De RvA-WS houdt zich niet bezig met operationele zaken van welke aard dan ook, tenzij op uitdrukkelijk verzoek van een bestuurslid.

Leden

Om te komen tot goede advisering is het gewenst dat leden van de RvA-WS bestaat uit mensen die hun sporen hebben verdiend in de vereniging of beschikken over een bijzonder inzicht op basketball of verenigingsondersteunend gebied. Er wordt dan in beginsel uitgegaan van:

  • ereleden,
  • leden die geschikt worden geacht en tenminste 15 jaar lid zijn van de vereniging
  • leden die beschikken over een bijzonder inzicht op basketball of verenigingsondersteunend gebied, en/of
  • niet-leden die beschikken over een bijzonder inzicht op basketball of verenigingsondersteunend gebied.

Overleg

De RvA-WS komt minimaal twee keer per jaar bij elkaar om de voortgang en ontwikkeling van de vereniging te bespreken. Daarnaast kan de RvA-WS naar behoefte vaker bij elkaar komen. Van het overleg wordt een kort kernpuntenverslag gemaakt wat aan de voorzitter wordt toegezonden ter informatie aan en/of eventuele behandeling door het bestuur. De rol van voorzitter/notulist van de RvA-WS wordt onderling bepaald.

Duur zitting

Een lid van de RvA-WS verbindt zich voor minimaal twee jaar (gelijk lopend met het basketballseizoen) aan deze taak. Na elk jaar wordt de RvA-WS geëvalueerd.

Beslissingsbevoegd

Het bestuur van de vereniging is in alle gevallen, de voorzitter en de bestuursleden gehoord hebbend, bevoegd om besluiten te nemen bij knelpunten en vraagstukken waar de RvA-WS niet uitkomt.

 

Vertrouwenspersoon

E-mailadres: geen (persoonlijk e-mailadres)

 

Leden:

Inleiding

 

Sporten doe je voor je plezier. Basketballvereniging Westland Stars wil iedereen de mogelijkheid bieden te genieten van deze sport. Een vereniging waarin iedereen zich thuis kan voelen, ongeacht de sportcapaciteiten en culturele achtergrond. Wij willen een actieve en sportieve vereniging zijn die op basis van goede ontwikkelingsmogelijkheden voor de leden herkend wordt als een aantrekkelijke club.

Westland Stars is een vereniging, waarin veel goed gebeurt, maar waar binnen het ook kan voorkomen, dat spelers/leden/ouders van jeugdleden zich even helemaal niet thuis voelen of met een probleem rondlopen dat ze niet kwijt kunnen. Dat kan zover gaan dat er behoefte is aan een persoon waarbij men zijn hart kan luchten. Soms zal het gaan om alleen een luisterend oor, soms om de daadwerkelijke oplossing van een klacht of conflict.

Deze persoon, de vertrouwenspersoon, wordt niet gezien als zijnde een onderdeel van de vereniging. En tegelijkertijd is het wel iemand, die vanuit de vereniging een zekere autoriteit en vertrouwen heeft gekregen.

Het profiel

 

De vertrouwenspersoon voldoet aan de volgende eigenschappen:

  • Hij/zij is rustig en vriendelijk.
  • Heeft een uitnodigend karakter.
  • Houdt afstand en gaat niet mee in huilverhalen.
  • Probeert te allen tijde het echte verhaal te achterhalen.

Is niet bang om bij het bestuur aan de bel te trekken.

Werkwijze

 

  • Het bestaan van een vertrouwenspersoon wordt onder de aandacht gebracht van de leden door een blijvende mededeling op de site, een mededeling tijdens de jaarlijks algemene ledenvergadering.
  • De vertrouwenspersoon heeft een eigen mailadres vertrouwenspersoon@westlandstars.nl en een eigen plekje op de website, waarbinnen kennis gemaakt kan worden met de leden.
  • Samen met de "hulpvrager" bespreekt de vertrouwenspersoon of en hoe het probleem zal worden aangepakt.
  • Indien er is afgesproken dat de vertrouwenspersoon bepaalde acties onderneemt, bijvoorbeeld contact met spelers, trainer, leider, bestuur vindt er terugkoppeling plaats naar de hulpvrager.
  • Rapportage van de vertrouwenspersoon wordt altijd vertrouwelijk behandeld en indien door de vertrouwenspersoon gewenst (vooraf) in het bestuur besproken.
  • Op het eind van ieder seizoen brengt de vertrouwenspersoon een kort puntsgewijs verslag uit aan de voorzitter van het bestuur over welke werkzaamheden zijn verricht, zodat laatstgenoemde enig zicht heeft op wat er in het seizoen heeft gespeeld binnen de vereniging.

Status binnen de vereniging

 

  • De vertrouwenspersoon valt onder rechtstreekse verantwoordelijkheid van de voorzitter.
  • De vertrouwenspersoon maakt in deze functie geen deel uit van de vereniging.